
Idag fikk jeg en epost fra en velmenende person om nettregler. Det er jo bra. Men hva med nettregler for voksne? Hva med å:
- Ikke slenge inn 200 mailadresser i til-feltet. Dette fører lett til spam fordi en slik mail ofte videresendes til mange fler, og på den måten infiseres epostadresser lett. Det skal bare være en person som ønsker å sende ut et virus eller en spam, og vips så er epostadressen infisert.
- Ikke skrive overskrifter som ikke betyr noenting. Jeg høres kanskje ut som en fascist når jeg sier dette, men det er helt umulig å finne igjen mailer uten intelligente headinger. Istedet for å skrive "diverse" kan man godt skrive "Husk melk og brød". Istedet for "søknad" kan man godt skrive "Søknad om stønad fra FN er avvist" eller enda bedre "...er innvilget".
- Ikke skrive sensitive eller negative ting i epost. Epost egner seg best for korte beskjeder eller ros. Alt som kan oppfattes negativt vil bli oppfattet negativt, og du har ingen kontroll på hvem som får se hva. Derfor: Skal du ta opp et ømtålelig emne, så gjør det enten in-person eller hvis det ikke er så ømtålelig, ta det på telefon. Å være negativt på epost er ineffektivt, feigt og slike mailer er som små håndgranater. Vent alltid 24 timer med å sende en sur epost. Sjansene er at du besinner deg -- og det er bra.
- Skriv det viktigste først - - begynn med konklusjonen. Vi hele tiden snakker til folk med liten tid og vår mailkonkurrerer med alle mulige andre ting som folk heller vil gjøre. Ved å begynne med det viktigste -- konklusjonen og problemstilling -- gir du folk valget om de skal lese videre (og en god konklusjon kan gi mersmak).
- Formulere seg i korthet. Korte budskap er lettere å oppfatte, og sannsynligheten for at de leses er større. Hvis du bare skal gi en beskjed kan SMS være bedre. Dessuten, hvis du skriver kortere betyr det at du har brukt mer tid, og du har samtidig brukt mindre av andres tid.
- Tilpass mediet etter innhold. Bruk SMS til en kort beskjed. Ring hvis du trenger å bygge en relasjon eller hvis informasjonen kan misforståes. Send en voicemail hvis du vil være mer nyansert men ikke har tid til å skrive. Se folk i ansiktet hvis du skal si noe som kan misforståes. I værste fall, bruk telefon.
- Ikke bruk epost til gruppe-diskusjoner, bruk en oppslagstavle. Det funker dårlig når mange mennesker diskuterer via epost fordi meldingene kommer hultert i bulter, i omvendt rekkefølge, og det blir helt umulig å følge de ulike "trådene". Bruk heller et nettsted med diskusjon som f.eks. Yahoo Groups, e.l.
- Ikke send sensitive filer via epost. Det er ganske lett å snappe opp sensitiv info som sendes via epost. Når 50 mennesker mottar en fil via epost betyr det at denne filen kan snappes opp 50 steder. Når den så lagres har vi 50 ulike versjoner, og når det gjøres en endring må alle få filen omigjen. Bedre: Ha et felles passordbeskyttet nettsted (ala Basecamp) og post filen der. Da er sikkerheten bedre, og sjansen for at alle har samme versjon er dramatisk forbedret.
Det er interessant synes jeg at epost faktisk brukes mindre og mindre. Ikke overraskende, men internessant. Hva kommer dette av? Jeg har noen hypoteser:
- Vi har blitt bedre til å forstå epost, og vi ser i større grad mediets begrensning, og de fleste har brent seg på å sende en mail i fullt sinne.
- Epost har blitt så forurenset at det tar for mye tid. Mange folk får over 100 mail om dagen, og da sier det seg selv at oppmerksomheten man får ved å sende mail blir utvannet tilsvarende. Hvordan kommer man igjennom til noen som får 100 mail om dagen? Man chatter, tekster eller ringer.
- Vi har fått flere alternativer til epost. Skype, chat/IM, og SMS har gjort at vi har flere gode alternativ til epost, og disse har hosliggende bruksområder som utfyller mail bra. Korte meldinger via sms, (eller til chat hvis det er nær omgangskrets), skype hvis det er langt unna og nær omgangskrets eller du har behov for å trekke inn flere i samtalen etc.
Nei, det er deilig å ikke bruke så mye tid på epost. Tidligere -- i epostens barndom, i 95-96, brukte ihvertfall jeg masse tid på epost når jeg likegodt kunne ha stukket hodet innom naboen og sagt hei.
En paralell til synthesizere på 80-tallet? Da brukte vi dagesvis på å lage en trommegroove som kunne ha vært spilt inn på 10 minutter. Nå er synther i mindre grad så overrepresentert som de var da de først kom.